ZAKRES USŁUG
Obsługa administracyjna
- Darmowe przejęcie dokumentacji
- Dedykowany Zarządca i Administrator
- Stały kontakt z Zarządem i właścicielami
- Inicjujemy działania i pomysły
- Wstępny audyt techniczny i księgowy
- Szukamy oszczędności i pożytków dla WM
Obsługa księgowa
- Dedykowany księgowy kontakt 8h/5 dni w tyg.
- Najlepszy program księgowy – Mieszczanin
- Masowe płatności
- Raporty z windykacji
- Najlepsze lokaty
- Personalizacja zaliczek
- Własna kancelaria prawna
- Dziesiątki spraw sądowych i komorniczych
Co nas wyróżnia?
- Korzystamy z AI w procesach
- Aplikacje Trello, Flick, e-kartoteka
- Ankiety online
- Głosowanie uchwał on-line
- Wideokonferencje z Zarządami
- Newslettery
Administrowanie nieruchomością
Wykaz oferowanych usług i czynności w ramach uzgodnionego wynagrodzenia znajduje się w projekcie (wzorze) umowy dwustronnej, stanowiącym załącznik do niniejszej oferty. Poniżej prezentujemy więc najważniejsze doświadczenia, zasady i sposoby naszego administrowania.
Staramy się być kreatywnymi współgospodarzami powierzonych nieruchomości, zgłaszającymi własne pomysły i projekty, nie czekającymi biernie na doping ze strony członków zarządów. Pamiętamy przy tym, że musimy być również skrupulatnymi wykonawcami woli zarządów wspólnot, chronić ich autorytet i – w razie potrzeby – bronić podjętych przez nich decyzji w dyskusji z właścicielami lokali.
Obsługa księgowa
Firma VICTUS pracuje na profesjonalnym oprogramowaniu finansowo-księgowym firmy Mieszczanin. Oprogramowanie to umożliwia prowadzenie pełnej księgi rachunkowej Państwa Wspólnoty, dokładne ewidencjonowanie przychodów i kosztów oraz szybkie i czytelne rozliczanie wszystkich kosztów z właścicielami lokali. Możliwa będzie również usługa polegająca na automatycznym transmitowaniu przez bank obsługujący wspólnotę informacji o wszystkich wpłatach właścicieli lokali na jej rachunek bezpośrednio na konta rozliczeniowe poszczególnych właścicieli (tzw. płatności masowe).
Dzięki e-kartotece właściciele lokali będą mogli monitorować swoje rachunki rozliczeniowe ze wspólnotą za pośrednictwem Internetu. Obsługa rachunku elektronicznego wspólnoty, ustanowienie poleceń zapłaty za zakupione media i stosowanie stałych zleceń bankowych w przypadku płatności powtarzalnych – to standardowe czynności firm administrujących nie wymagające uzasadnienia. Precyzyjnego ustalenia w trybie roboczym wymaga naturalnie obieg dokumentów księgowych, sposób dokonywania płatności z konta elektronicznego i lista osób posiadających dostęp do tego konta.
Pomoc w przejęciu dokumentacji
Udzielimy Zarządowi Wspólnoty daleko idącej pomocy w przejęciu dokumentacji budowlanej, technicznej, administracyjnej i finansowej od poprzedniego administratora. Możliwe jest również samodzielne przejęcie tej dokumentacji przez naszą firmę na podstawie pisemnego upoważnienia Zarządu Wspólnoty. O pomoc w przejęciu dokumentacji budowlanej i technicznej poprosimy doświadczonych specjalistów budownictwa, których opłacimy z własnych środków. Będziemy oczywiście prowadzić w uporządkowany sposób całą dokumentację Państwa Wspólnoty.
Pomoc w nowelizacji lub opracowaniu regulaminów
Deklarujemy daleko idącą pomoc w nowelizacji lub opracowaniu od podstaw regulaminów wewnętrznych Państwa Wspólnoty. Z naszych doświadczeń wynika, że we wszystkich wspólnotach mieszkaniowych należy dążyć do uchwalenia regulaminu (statutu) wspólnoty, porządku domowego, rozliczania kosztów zużycia ciepła i wody oraz sposobu prowadzenia pozaksięgowej ewidencji przychodów i kosztów. W Państwa Wspólnocie trzeba jeszcze określić precyzyjnie sposób zarządzania i administrowania garażem.
Coroczne plany gospodarcze
Ważną wytyczną naszego administrowania będą coroczne plany gospodarcze uchwalane przez ogół właścicieli lokali. Będziemy proponować projekty dość szczegółowych planów, by właściciele lokali znajdowali w nich odpowiedzi na naturalne pytanie, na co konkretnie przeznaczane są ich pieniądze. Będziemy organizować i przygotowywać realizację remontów, ogłaszać konkursy ofert dla wykonawców i dla inspektorów nadzoru przy większych zadaniach remontowych.
Całodobowy serwis techniczny
Zapewnimy całodobowy serwis techniczny części wspólnych nieruchomości. Damy przy tym szansę kontynuowania współpracy wszystkim firmom obsługującym ją dotychczas, z wyjątkiem uznanych przez Zarząd za niesprawne. Będziemy zarazem często kontrolować i oceniać ich pracę pod kątem jakości, terminowości i relacji z mieszkańcami. Każda firma usługowa lekceważąca podpisane umowy ze wspólnotą spotka się ze stanowczą krytyką ze strony nowego administratora.
W centrum zainteresowania naszej firmy znajdzie się stan bezpieczeństwa mieszkańców. Wyrazi się to m.in. w codziennym nadzorze nad funkcjonowaniem firmy ochroniarskiej i domofonowej, we współpracy z najbliższą Komendą Rejonową Policji, Strażą Miejską i Urzędem Dozoru Technicznego (windy, zbiorniki ciśnieniowe) oraz starannym wykonywaniu okresowych kontroli budynków, urządzeń technicznych i instalacji, zalecanych przez Prawo budowlane. Do wykonywania tych kontroli będziemy angażować kompetentnych specjalistów. Prowadzić będziemy także KOB (Książkę Obiektu Budowlanego). Z pomocą brokera zatroszczymy się o ciągłość ubezpieczenia majątkowego i odpowiedzialności cywilnej Państwa Wspólnoty z możliwością korzystania ze zbiorowej polisy wspólnot współpracujących z naszą spółką na korzystnych warunkach.
Czystość i porządek – to także ważny priorytet naszego administrowania. Wynika on z przekonania, że w nowych osiedlach ich mieszkańcy, a w szczególności kobiety, oceniają swoje zarządy i administracje właśnie przez pryzmat czystości i porządku w częściach wspólnych budynków i na posesjach. Będziemy więc często kontrolować pracę firm porządkowych i wywożących odpady oraz troszczyć się o właściwe utrzymanie terenów zielonych i utwardzonych oraz placów zabaw dla dzieci.
Nasza firma będzie na bieżąco analizować sytuację finansową Wspólnoty i przedkładać wnioski zmierzające do jej poprawy. Dotyczy to zarówno jej przychodów, jak i kosztów. Do naszych obowiązków należeć będzie również przygotowywanie i doręczanie właścicielom lokali wszelkich zmian w opłatach na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną i usług komunalnych.
Zarząd Wspólnoty może liczyć na kwartalne sprawozdania finansowe sporządzane w systemie narastającym do 25 dnia następnego miesiąca w kolejnym kwartale. W I kwartale każdego roku – po dokonaniu rozliczenia kosztów usług komunalnych ze wszystkimi właścicielami lokali, co uchroni Wspólnotę od obowiązku opodatkowania nadwyżkowych zaliczek – przedłożymy Zarządowi Wspólnoty i wszystkim właścicielom lokali sprawozdanie finansowe z zarządu całą nieruchomością w poprzednim roku.
Jako administratorzy Państwa nieruchomości przejmiemy na siebie odpowiedzialność za rozliczenia z urzędami skarbowymi i oddziałami ZUS.
Obsługa prawna
Koordynatorem obsługi prawnej wspólnot mieszkaniowych, z którymi współpracuje nasza firma, jest Małgorzata Górska, radca prawny i wspólnik spółki. Radca prawny pracuje w spółce codziennie i w pełnym wymiarze czasu pracy. Będzie więc nieodpłatnie opiniować projekty ważnych uchwał i umów Państwa Wspólnoty, pociągających za sobą znaczne skutki finansowe. Za zgodność z prawem typowych dokumentów będą odpowiadać zarządcy nieruchomości. Do opiniowania lub prowadzenia przed sądami spraw złożonych, wymagających wielowątkowych analiz i częstej obecności na rozprawach, M. Górska będzie proponować Zarządowi zlecenie ich sprawdzonym kancelariom prawnym na koszt wspólnoty.
Windykacja należności Państwa Wspólnoty może odbywać się w następujący sposób. Po upływie każdego miesiąca księgowa firmy przeanalizuje stan rozliczeń z właścicielami lokali i w razie stwierdzenia zaległości w płatnościach wyśle do dłużników wezwanie do zapłaty. W razie braku reakcji dłużnika, księgowa przekaże sprawę M. Górskiej, która na podstawie uzyskanego pełnomocnictwa od Zarządu Wspólnoty wyśle do niego przedsądowe wezwanie do zapłaty z informacją o groźbie poniesienia dodatkowych kosztów. Jeśli mimo to dłużnik nie ureguluje zadłużenia w wyznaczonym terminie, to M. Górska lub inna kancelaria prawna – po konsultacji z Zarządem Wspólnoty – złoży w sądzie pozew w trybie upominawczym. Większość takich pozwów kończy się zazwyczaj wydaniem sądowego nakazu zapłaty bez udziału stron. W przypadku zaś wniesienia sprzeciwu wobec tego nakazu, pełnomocnik prawny wspólnoty będzie reprezentować ją na rozprawach odbywanych w trybie zwykłym. Wszystkie te czynności pełnomocnicy prawni (w tym i M. Górska) wykonają w zamian za wynagrodzenie określone w postanowieniach sądowych, które następnie obciążą dłużników. Zarząd Wspólnoty może oczywiście korzystać równolegle z usług własnych kancelarii prawnych.
Kancelaria Pani Górskiej prowadzi aktualnie kilkadziesiąt spraw sądowych o zapłatę oraz tyleż samo spraw egzekucyjnych. Współpracujemy z kilkoma energicznymi komornikami. Rozliczenia z kancelarią odbywają się na preferencyjnych warunkach dla wspólnot, tj. bez żadnych zaliczek. Wynagrodzenie radcy prawnego jest płacone przez wspólnotę tylko w momencie uzyskania prawomocnego orzeczenia sądowego. Wysokość jest określona przepisami prawa.